Blog en nieuws

« ga terug

Tips voor een geslaagd personeelsevent!

We hebben een 7 stappenplan gemaakt die je als leidraad kan gebruiken voor de organisatie van een geslaagd personeelsuitje of personeelsfeest. Ook delen we de bekende valkuilen en gemiddelde prijzen voor personeelsuitjes.

1) Wat is het doel van het personeelsuitje of personeelsfeest?
De reden van het personeelsevent is van groot belang voor de programmering en de groepsgrootte. Zo is het niet raadzaam om ook de partners uit te nodigen als het om teambuilding gaat, maar moet je ze juist wél uitnodigen als je met de afdeling iets te vieren hebt (kerstdiner, jubileum of een verhuizing). Als jouw personeelsvereniging een reden heeft om iets te vieren, hoeft er geen actief programmaonderdeel bij te zitten. Anderzijds zal je bij teambuilding nooit het doel bereiken als iedereen de gehele dag relaxed op een loungebank gaat hangen. Als teambuilding het doel is, dan doe je er goed aan om in ogenschouw te nemen dat je de teamgeest sterk kan verbeteren als je de deelnemers samen een actief onderdeel laat verrichten. Denk bijvoorbeeld aan een kookworkshop waarmee, onder toezicht van een echte kok, elk groepje aan de eigen gang werkt en aan het eind het overheerlijke feestmaal met alle collega’s samen nuttigt.

2) Begroot het aantal deelnemers en stel het budget vast.
Nu het duidelijk is of je de partners van de collega’s wel of niet moet uitnodigen, kan het aantal deelnemers aan het personeelsevent worden vaststeld. Raadpleeg nu een penningmeester voor een X-bedrag en kijk de werkgever lief aan voor een donatie zodat er een acceptabel budget in the pocket zit voor het bedrijfsuitje. De kans is redelijk aanwezig dat je nog steeds een te klein budget hebt. Dat is niet zo raar, want dat overkomt 9 van de 10 personeelsverenigingen regelmatig. Zeg het niet tegen jouw werkgever, maar het gebeurt regelmatig dat een kleine financiële bijdrage van de deelnemers tot een passend budget kan leiden. Ook is het niet ongebruikelijk dat de partners deelnemen d.m.v. een kleine deelname in de kosten. Immers de wederhelften mogen in hun handjes knijpen dat ze deel mogen nemen aan het personeelsevent.

3) Informeer naar de verwachtingen van je collega’s.
Misschien hebben jullie een traditie om op de dag van de oprichting van het bedrijf met alle collega’s naar Duinrell te gaan. Daar kan je praktisch niets aan veranderen. Pak dan het draaiboek van vorig jaar erbij en klaar is Kees. Mocht dit niet het geval zijn, dan is het wellicht eens leuk om jouw collega’s flink te verrassen met een geheel nieuw programma. Toch doe je er goed aan te informeren wat nou eigenlijk het verwachtingspatroon van de gemiddelde deelnemer is. Dit is de meest efficiënte manier om het ze allemaal naar de zin te maken. In dat geval: keep it safe en voldoe zoveel mogelijk aan de verwachtingen van de doelgroep. Ook is het van belang om prioriteiten stellen tijdens de organisatie van het personeelsevent. Een veelgemaakte fout is dat er een te groot deel van het budget aan een bepaalde activiteit wordt gespendeerd waarna er nog net genoeg centjes in de knip zitten om iedereen tijdens het aansluitend diner van een klef broodje kaas en een lauw blikje cola te voorzien. Denk er dus aan om goed te budgetteren. Begin met voldoende budget vrij te maken voor alle noodzakelijke onderdelen en doe wat extra’s van wat er dan nog over is.

4) Zoek enkele mogelijke opties uit voor het personeelsuitje of personeelsfeest.
Je weet inmiddels wat de mogelijkheden zijn. Nu kan je op zoek naar organisaties die voor jouw personeelsvereniging een geweldig personeelsuitje kunnen faciliteren. Ze zullen je met plezier een (prijs)voorstel sturen. Hieruit kan je een definitieve keuze maken. Voordat je de plannen met de rest van de personeelsvereniging deelt, moet je wel zeker weten dat de betreffende organisaties jouw personeelsvereniging van dienst kunnen zijn op de datum die je gepland hebt. Correspondeer alles per e-mail zodat er achteraf geen discussies kunnen ontstaan over de afspraken.

5) Maak goede duidelijk afspraken en boek alle onderdelen van je dagje uit of feest.
Inmiddels kan je tot het reserveren overgaan. Wellicht zijn de betreffende organisaties en feestlocaties bereid een optie te noteren voor het personeelsuitje waarna je een tot definitieve boeking over kunt gaan op het moment dat het aantal deelnemers ook bij je helder is. Je doet er goed aan om een weekje voor dat het evenement zich voordoet nog even de diverse bedrijven na te bellen om te controleren of alles nog op de juiste wijze geboekt is. Het kan namelijk voorkomen dat er door tussentijdse wijzigingen van het aantal deelnemers, de aanvangstijden en programma onderdelen de planning enigszins is veranderd. Dit kan zowel bij jou zijn als bij de faciliterende partij.

6) Stuur alle collega’s (en eventueel oud-collega’s) een uitnodiging en hang ook een uitnodiging op strategische plaatsen in het bedrijf 
Nu je alles vast heeft liggen, kan je overgaan tot het versturen van de uitnodigingen voor het personeelsevent. Bij veel personeelsverenigingen worden ook de oud-collega’s nog uitgenodigd. Zo houden zij affiniteit met het bedrijf en voor de jongeren en oudere jongeren is het altijd leuk om te horen hoe fantastisch het vroeger was en hoe men bepaalde zaken toen oplosten.

7) Bezorg jouw collega’s het allerleukste personeelsuitje of personeelsfeest dat ze ooit hebben gehad.
Als organisator van het personeelsevent ben je ook verantwoordelijk voor de goede gang van zaken tijdens het feest of uitje. Probeer daarom een luisterend oor te bieden aan collega’s met specifieke wensen, zoals een dieet, allergie of fysieke beperkingen. Het is van groot belang om hiermee rekening te houden.

Valkuilen bij organisatie van bedrijfsuitje of bedrijfsfeest
Maak pas een draaiboek als het uitje of de feestlocatie volledig geregeld is. Het komt helaas regelmatig voor dat de organisatoren van een personeelsuitje eerst een planning publiceren waarna deelnemers zich pas later aan hoeven te melden. Dit maakt het een stuk moeilijker, als je bijvoorbeeld een rondvaartboot gaat huren voor een tocht over de Maas en je krijgt maar drie aanmeldingen. Dan sta je wel voor een dilemma. Peil van tevoren (desnoods) kleinschalig of er animo is en wat de wensen en verwachtingen zijn van jouw collega’s. Pak dat niet te groot aan. Als je iedereen gaat vragen naar hun wensen zal je verwachtingen wekken waaraan je absoluut niet kan voldoen. Vraag wel bij verschillende collega’s naar hun voorkeuren voor het bedrijfsuitje. Als er enkele diehards willen gaan karten, kan je beter uitzoeken of dat ook de wens is van de meerderheid. Dat geldt ook als jouw hobby kleiduifschieten is; niet iedereen staat in de rij om tot hun enkels in de prut te staan om schoteltjes uit de lucht te schieten. Let ook goed op de datum. Als het evenement tegelijk valt met een EK of WK en het Nederlands elftal speelt juist op die avond (laten we gewoon positief blijven) dan is de animo waarschijnlijk niet zo hoog.

Enkele budgettaire richtlijnen en prijzen van activiteiten
Een touringcar met chauffeur kost al gauw zo’n €650,- op een dag. Een complete feestavond met hapjes, drank en een DJ bedraagt al snel €50,- p.p. Als je een dagdeel moet vullen, kan je rekenen op bedragen rond de €10,- tot €12,50 p.p. Hierbij denk ik aan een activiteit zoals bowlen of een kano- of huifkar huur. Een grote bootkan je al huren tegen een prijs vanaf €270,-. Rondvaarten zijn er ook vanaf €7,50 p.p. Parachutespringen kan je al vanaf € 200,- p.p., maar een rondleiding bij het Yakult is gratis en daarbij krijg je na afloop zelfs nog een leuke goodiebag mee naar huis. Over het algemeen moet je kunnen stellen dat je een middag en een avond rond moet kunnen krijgen vanaf €60.- p.p. Natuurlijk geldt dat niet voor buitenproportionele personeelsevents. Boek maar eens een citytrip met een privéjet naar Dubai en laat Sterrenkok Gordon Ramsey invliegen om de hongerige maagjes te stillen. Of ga maar eens skiën in Denver, Colorado; de prijs van zo’n exceptioneel personeelsuitje zal een veelvoud zijn van de gemiddelde €60,-.

Tips voor de grotere bedrijfsfeesten
Bij grote bedrijfsfeesten (bij meer dan 250 personen) doe je er verstandig aan om je te laten bijstaan door een evenementenbureau dat gespecialiseerd is in het organiseren van dergelijke bedrijfsfeesten. Dit voorkomt teleurstellingen en wellicht een maagzweer voor jou als organisator.

PV-Magazine wenst je alvast heel veel succes en vooral veel plezier met het personeelsuitje of personeelsfeest! Vergeet vooral zelf niet te genieten als organisator.