Blog en nieuws

« ga terug

Op zoek naar dé een geschikte locatie?

Ons land telt tal van bijzondere inspirerende locaties. Toch zijn we allemaal op zoek naar die ene toplocatie die eruit springt; het neusje van de zalm of de Rolls Royce onder de locaties. Toch valt de zoektocht naar een geschikte locatie niet mee; locaties die de telefoon niet beantwoorden, niet reageren op jouw e-mails tot websites uit het jaar kruik met beeldmateriaal ver beneden de maat.

Op welk tijdstip vindt de keuze voor de locatie plaats?
Uit onderzoek blijkt dat ongeveer de helft van de opdrachtgevers ruim een half jaar voordat het event plaatsvindt de keuze heeft gemaakt voor de locatie. Bij hele grote events van 500 deelnemers of meer is dit zelfs al 9 maanden.

Hoe wordt er gezocht?
Internet is veruit de populairste manier om de juiste locatie te vinden voor jouw event. Hiervoor gebruikt met doorgaans Google of locatiewebsites zoals www.pv-magazine.nl. Ook via Social Media worden er veel contacten gelegd. Met name Facebook en Linkedin is daarbij in trek. Hoe gek het ook klinkt, Instagram krijgt ook een steeds grotere rol in het geheel. Fraaie foto’s werken natuurlijk uitnodigend. Ook printmedia zoals Eventmanager, EventBranch en PV-Magazine blijven nog altijd onverminderd populair. Bij de zoektocht wordt vooral gekeken naar sfeerfoto’s, panoramafoto’s en korte filmpjes van de locatie. Ook vindt men transparantie erg belangrijk.

Denk hierbij aan inzicht in de bereikbaarheid, Wifi, kosten, ruime parkeergelegenheid, geluidsapparatuur, toegankelijkheid en catering in eigen huis. Daarnaast is het kostenplaatje ook in de meeste gevallen een afweging.

Hoe gaan we te werk?
Zodra de zoektocht achter de rug is maken we een selectie van 3 tot 4 geschikte locaties die we gaan mailen voor een offerte. We adviseren om te mailen, dan heb je alles inzichtelijk op schrift. Bij telefonische
opgaves willen er nog weleens misverstanden ontstaan. Bij mailcontact kan je ook gelijk selecteren op de snelheid dat de e-mail beantwoord wordt. Er zijn immers legio locaties die pas na 2 weken of zelfs
helemaal niet reageren. Anno 2019 verwacht men dat men binnen 24 tot 48 uur wel een eerste reactie op de gestuurde aanvraag. Schrijf altijd bij de offerteaanvraag of men ook de moeite neemt om te reageren
als de locatie al bezet is of als men niet aan je wensen kan voldoen.

Slechte service
Meer dan ooit hebben we tegenwoordig te maken met medewerkers die van toeten nog blazen weten. Immers we verwachten toch enige service voor ons geld. Als een stagiair opneemt en de vragen niet direct kan beantwoorden, komt dat amateuristisch over. Dit levert ook vaak problemen
op in de offerte. Die is dan vaak niet gemaakt conform de aanvraag.

Hoera, we gaan boeken
Als de offertes binnen zijn en we een duidelijke voorkeur voor een locatie hebben dan adviseren wij u om er een kijkje te gaan nemen. Het is belangrijk dat de locatie wel zo is als weergegeven wordt op de website. Foto’s kunnen namelijk een vertekend beeld geven. Ook is het raadzaam om de sfeer te proeven en contact te hebben met de eigenaar of salesmedewerker waar je contact mee heeft gehad.

Wat is de uitstraling van de feestlocatie? Je kan het event bespreken met je contactpersoon. Zij hebben uiteraard veel meer ervaring met de organisatie van een event. Wellicht komen hier mooie tips uit.

Is dit rond dan kunnen we over gaan tot boeken van de locatie. Laat altijd het event bevestigen. Je doet er goed aan om een all-inn prijs af te spreken inclusief alle kosten zodat jouw personeelsvereniging niet voor onverwachte kosten komt te staan.